一、 概述

l 系统介绍

电话宝是一款功能强大的电话管理系统,专门为小企业量身定制的电话管理系统。 它可以同时对2、4、8、16路，最多可达256路电话进行录音、监听和查询、短信群发等诸多功能, 可帮助您快速建立完美的电话客户服务体系，可广泛的应用于商业电话录音，热线服务电话录音，投诉电话录音，关键岗位电话录音，金融证券录音，公安报警录音及各行各业的生产调度录音。

系统由软件+硬件USB录音盒组成，示意图：

 

l 功能介绍

电话宝管理系统与同类软件相比具有以下特色：

1、为e时代企事业单位日常重要的客户管理、记录，提供一套整体的解决方案；

    2、针对性强，操作界面友好、直观，安装步骤简单，操作方便，并提供详细软件说明书；

    3、通话时显示该号码所属地理区域；

4、通话时显示与该号码之间的所有历史通话记录；

5、与已存档客户通话时显示该客户详细资料；

6、可设置海量自动录音或按快捷键录音,录音文件永久存放；

7、通过网络远程监听通话语音；

8、客户资料建立档案管理、支持导入外部客户数据；

9、提供号码归属地查询，支持全国固定电话，移动和联通号码的归属地查询；

10、具有非常实用的统计、报表功能，并做到图表相结合完：可按号码区域统计等功能；

11、具有强大数据管理、备份、恢复功能；

12、系统具有很高的安全性、稳定性、扩展性、易操作性。无论用户是否使用录音功能，都不影响电话的正常使用。

二、 系统安装

l 系统要求

基本配置：

CPU：赛扬1GHz以上

内存：128M以上

硬盘：100M以上可用空间

操作系统：Windows NT/2000/XP/2003

推荐配置

内存：256M以上

CPU：奔腾600MHz或更高

硬盘：100M以上可用空间

操作系统：Windows NT/2000/XP/2003 

网络环境：512K ADSL或其他宽带上网方式

l 系统安装

开始安装之前请检查包装随带的硬件和配件是否齐全。

包装清单如下:

1、USB接口录音盒一个； 2、电话宝光盘一张； 

3、电话连接线两条；4、USB连接线一条。

需自备设备:

1、电话机； 2、用户须开通来电显示号码功能（记录来电号码）；

3、如需要使用录音盒上的音频输出则需配耳机一幅。

硬件的安装：

1、 将线路1的电话线插入Line1上，将Phone1连接到电话机，线路2相同。

2、 将USB线的一端连接到计算机的USB插座上。

3、 将USB线的另一端插入USB录音盒的USB接口上

4、 计算机自动安装USB Audio的驱动（WIN98需要系统盘）

软件的安装：

1、 将光盘放入光驱中。

2、 自动运行安装程序，如无自动运行可打开光盘目录，点击根目录下的Setup.exe

3、 点击“开始”按钮开始安装系统。

三、 系统运行与初始化设置

l 系统运行

鼠标左键双击桌面上的“电话宝”字样的图标进行启动。程序启动后，出现登陆框，初始用户名为：admin  密码为：123456

 

l 本机区号和号码设置

1、 本机区号设置

A、初次登陆时在登陆框的 本机区号 处输入本机区号点[保存]。

B、进入[选项] -> [系统选项] 在 本机区号 处输入本机区号点[保存]。

2、 本机号码设置

进入[选项] -> [系统选项] 在 电话线路 线路1和线路2各自对应的电话号码，带区号，如0571-88079373。

注：区号和号码之间不留空格或者任何字符。

 

l 基础资料设置

1、客户类别设置

进入[选项] -> [基础资料] -> [客户类别]

说明：为了更好地管理客户资源,将客户进行分类处理。比如按客户大小分大客户、中型客户、小型客户；也可以按合作关系分核心合作客户、重要合作客户、普通合作客户、待合作客户；标准根据企业管理的需要来处理。

 

2、客户行业设置

进入[选项] -> [基础资料] -> [所在行业]

说明：客户行业是指客户行业分类，如：汽车行业、IT行业、通讯行业，请参考国家标准的行业分类法：http://www.stats.gov.cn/tjbz/hyflbz/index.htm

3、号码类型设置

进入[选项] -> [基础资料] -> [号码类型]

说明：为了区分号码的重要性特地增加了号码类型，如：黑名单、重要号码、一般号码等。

4、加拨IP设置

进入[选项] -> [基础资料] -> [加拨IP]

说明：加拨IP是指在拨打IP电话或者其他如汇线通号码时都会加1位或者多位号码，如：9 或者 17909，如果设置加拨IP号，在拨打时遇到相同号码自动裁掉。

四、 使用说明

l 电话宝专用术语解释

已知客户  -  在电话宝中已建立档案的客户

未知客户  -  在电话宝中未建立档案的客户

系统热键  -  在Windows系统中唯一性的快速唤出电话宝界面的快捷键

l 主菜单说明

1、 系统

1.1、注销 – 快捷键 Alt + S + L

说明：退出登陆状态

1.2、退出 – 快捷键 Alt + S + E

说明：退出系统

2、 工具

2.1、在线升级 – 快捷键 Alt + T + U

说明：访问电话宝官方服务器免费获取最新版本

2.2、资料查询

2.2.1、客户资料查询 – 快捷键 Alt + T + D + M

说明：以各种条件快速查询客户资料

2.2.2、 通话记录查询 – 快捷键 Alt + T + D + R

说明：以各种条件快速查询通话记录

2.3、常用查询

2.3.1、常用号码查询

说明：为您快捷、方便提供了日常的行业客服电话查询（如报警电话：110）。

2.3.2、区号查询

说明：全国各地区邮政编码、区号查询。

2.3.3、手机号码归属地查询

说明：手机号码归属地查询,支持中国移动、联通等运营商手机属地查询。

2.4、导入客户数据 – 快捷键 Alt + T + I

说明：智能式导入外部客户数据到本系统内、支持Excel格式

2.5、计算器 – 快捷键 Alt + T + C

说明：快速调用系统工具计算器

2.6、记事本 – 快捷键 Alt + T + N

说明：快速调用系统工具记事本打开本系统工作目录下的log.txt文件

3、管理

3.1、客户资料管理 – 快捷键 Alt + M + M

说明：客户资料列表,并对其进行增加、删除、修改等操作

3.2、已知客户记录 – 快捷键 Alt + M + K

说明：本系统内已建立档案的客户通话记录管理

3.3、未知客户记录 – 快捷键 Alt + M + N

说明：本系统内未建立档案的客户通话记录管理

4、选项

4.1、系统选项 – 快捷键 Alt + O + S

说明：对系统进行各种选项设置

4.2、基础资料 – 快捷键 Alt + O + B

说明：客户类别、所在行业、号码类型、加拨IP等基础资料编辑

4.3、用户管理 – 快捷键 Alt + O + U

说明：登陆用户名及权限管理设置

4.4、数据管理 – 快捷键 Alt + O + D

说明：用户数据的备份、恢复管理

5、 帮助

5.1、帮助 – 快捷键 Alt + H + H

说明：打开帮助文档

5.2、关于 – 快捷键 Alt + O + A

说明：有关软件开发商及版本信息

l 左侧菜单说明

1、 快捷功能

1.1、 首页

说明：返回系统新闻公告界面

1.2、 今日未接

说明：今日未接电话记录列表

1.3、 今日通话

说明：今日通话记录列表

1.4、 添加客户

说明：添加客户档案

1.5、 电话线路1

说明：电话线路1状态

1.6、 电话线路2

说明：电话线路2状态

2、 资料管理

2.1、客户资料管理

说明：客户资料列表,并对其进行增加、删除、修改等操作

2.2、已知客户记录

说明：本系统内已建立档案的客户通话记录管理

2.3、未知客户记录

说明：本系统内未建立档案的客户通话记录管理

3、 查询统计

3.1、客户资料查询

说明：为您提供客户资料查询

3.2、通话记录查询

说明:可根据时间、电话线路、打入（出）方向为您提供了详细通话记录

3.3、 常用号码查询

说明：为您快捷、方便提供了日常的行业客服电话查询（移动客服电话：10086）

3.4、手机归属地查询

说明：为您快速的查询手机属地，支持中国移动、联通等运营商手机属地查询。

3.5、区号查询

说明：可方便的查询到全国各地行政区号及邮政编码

3.6、话务统计

说明：依据记录时间，方便快速地统计出电话记录，按归属地、号码类型、号码属性、时期通话、呼叫状态（方向），线路使用情况客户通话频率实时汇总成统计划报表，提供宝贵的资料，使用户一目了然知道电话使用情况。

4、 系统设置

4.1、系统选项

 说明：对系统进行各种选项设置

4.2、基础资料

说明：客户类别、所在行业、号码类型、加拨IP等基础资料编辑

4.3、用户管理

说明：登陆用户名及权限管理设置

4.4、数护管理

说明：用户数据的备份、恢复管理

l 工具条说明

1、 资料管理工具条

 

添加客户：添加客户档案资料。

修改客户：修改客户档案资料，只在[客户资料管理]和[客户资料搜索]有效。

删除客户：删除客户档案资料，只在[客户资料管理]和[客户资料搜索]有效。

全部折叠：对当前活动表格内所有展开的节点进行折叠操作。

全部展开：对当前活动表格内所有折叠的节点进行展开操作。

刷新：对当前活动表格内进行刷新操作。

2、 窗口标签工具栏

 

说明：在窗口被打开时自动添加标签到[窗口标签工具栏]，可以用鼠标左键选择不同标签进行窗口切换操作，X字样按钮关闭当前活动窗口。

l 功能主题说明

1、 通话的操作

1.1、 显示号码属性、电话本、客户详细资料

 

说明：在通话时可输入客户资料、通话概略、联系人。

技巧：A、在输入客户名称时会根据你输入的词自动从库内寻找已存档的客户名称列表供选择。

B、在输入客户名称、联系人、通话概略等资料时按Ctrl + Enter键快速保存。

1.2、 显示该号码的历史沟通记录及该客户的历史沟通记录

 

1.3、 通话设置

进入主菜单 [选项] － [系统选项]　－　通话设置

通话时直接弹出窗口：在通话时是否直接弹出通话窗口界面

通话时弹出提示窗口：在本系统隐藏至右下角拖盘时是否弹出提示小窗口

通话时显示客户详细资料、通话时显示客户简单资料：在通话时是否显示客户的资料资料，二选一。

1.4、 通话录音设置

进入主菜单 [选项] － [系统选项]　－　录音设置

 

说明：系统会根据你所选择的磁盘顺序进行存放声音文件，在磁盘满（少于２00M）时自动换下一磁盘。

2、 客户资料管理及操作

2.1、添加客户资料

进入左侧菜单 [快捷功能] － [添加客户]

资料管理工具栏 [添加客户]

在[客户资料管理]、[客户资料搜索]列表中选择客户单击右键 － [修改客户]

 

技巧：在输入客户名称时会根据你输入的词自动从库内寻找已存档的客户名称列表供选择。

2.2、修改客户资料

单击右键 － [修改客户]

资料管理工具栏 － [修改客户]

说明：以上两项只在[客户资料管理]、[客户资料搜索]列表中有效。

2.3、删除客户资料

单击右键 － [删除客户]

资料管理工具栏 － [删除客户]

说明：以上两项只在[客户资料管理]、[客户资料搜索]列表中有效。

2.4、客户资料搜索及打印

进入主菜单 [工具] － [资料查询] － [客户资料查询]

左侧菜单 [查询统计] － [客户资料查询]

技巧：输入通配符“%”可搜索全部用户

 

3、 通话记录管理及操作

3.1、已知通话记录管理

进入主菜单 [管理] – [已知客户记录]

左侧菜单 [资料管理] – [已知客户记录]

说明：以 客户名称->通话日期->方向 来分类显示通话记录

3.2、未知通话记录管理

进入主菜单 [管理] – [未知客户记录]

左侧菜单 [资料管理] – [未知客户记录]

说明：以 对方号码->通话日期->方向 来分类显示通话记录

3.3、通话记录搜索及打印

进入主菜单 [工具] － [资料查询] － [通话记录查询]

左侧菜单 [查询统计] － [通话记录查询]

说明：以 对方号码->通话日期->方向 来分类显示搜索到通话记录结果

4、 话务统计及打印

左侧菜单 [查询统计] - [话务统计]

5、常用查询工具

5.1、常用号码查询

进入主菜单 [工具] － [常用查询] － [常用号码查询]

左侧菜单 [查询统计] － [常用号码查询]

5.2、手机号码归属地查询

进入主菜单 [工具] － [常用查询] － [手机号码归属地查询]

左侧菜单 [查询统计] － [手机号码归属地查询]

5.3、区号查询

进入主菜单 [工具] － [常用查询] － [区号查询]

左侧菜单 [查询统计] － [区号查询]

6、系统选项

进入主菜单 [选项] － [系统选项]

左侧菜单 [系统设置] － [系统选项]

开机自动启动 – 打勾每次Windows系统启动时将自动启动本系统

启动显示在托盘 – 打勾每次启动将不显示主界面，而显示在托盘

关闭程序缩小到托盘 – 打勾后点关闭按钮将缩小到托盘而不关闭系统

最小化缩小到拖盘 – 打勾后点最小化按钮将缩小到托盘而不最小化系统

记住密码 – 打勾后每次启动程序将无需登陆

N 分钟无动作锁定屏幕 – 打勾并设定时间后界面如无动作将锁定本系统屏幕

通话直接弹出窗口 – 在来电或者去电时自动弹出通话状态页

通话弹出提示窗口 – 系统为缩小状态来电、去电时将在右下角显示提示窗口

通话时显示客户详细资料/通话时显示客户简单资料 – 两者二选一

7、数据管理

进入主菜单 [选项] － [数据管理]

左侧菜单 [系统设置] － [数据管理]

8、用户管理

进入主菜单 [选项] － [用户管理]

左侧菜单 [系统设置] － [用户管理]